Charte de protection des données personnelles

Dans le cadre de ses activités, le Département de l’Aveyron est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel de ses usagers.

Conscient de la sensibilité des données personnelles que vous nous confiez, nous portons une grande importance au maintien de leur sécurité et leur confidentialité lors des traitements que nous faisons au bénéfice des usagers pour les missions de service public de la collectivité départementale.

Le Département de l’Aveyron s’engage à protéger les données à caractère personnel, conformément au règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 en vigueur.

Le Département limite la collecte de vos données au strict nécessaire

Le Département de l’Aveyron est responsable de tous les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre au sein de ses services.

Il collecte au travers des formulaires en ligne, des dossiers administratifs ou des échanges avec les agents départementaux, les données strictement nécessaires à la réalisation des missions attendues.

Tous les formulaires, dossiers papiers ou numériques, sont conçus pour recueillir uniquement les données pertinentes nécessaires à la gestion de vos dossiers. Ils sont revus régulièrement afin de prendre en compte les dernières exigences réglementaires et répondre au mieux à vos attentes.

Lorsque le recueil de données est obligatoire ou bien facultatif, une mention spécifique le précise.

Le Département traite vos données dans le respect de la légalité

Tous les traitements de données personnelles mis en œuvre par le Département de l’Aveyron sont réalisés dans le strict respect de la réglementation française et européenne applicable.

Le Département peut collecter des données personnelles à la condition essentielle que les personnes concernées soient informées, dans le cadre d’une obligation légale, ou de l’exécution d’un contrat, ou d’un intérêt public ou légitime.

Le Département de l’Aveyron ne collecte pas de données à caractère personnel :

• A l’insu des personnes concernées,
• Lorsque les personnes concernées s’y opposent légitimement.

Le Département vous informe

Toute collecte de données répond à un objectif, une finalité précise qui est clairement expliquée (formulaire, consentement, courrier spécifique...), ainsi que le cadre légal qui s’y rattache le cas échéant.

Pour certains traitements, votre consentement explicite est nécessaire. Une mention dédiée à cet effet sera présente sur le support (papier ou numérique). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Le Département fournit en toute transparence de manière compréhensible en des termes clairs et simples, aux personnes concernées, auprès desquelles il recueille leurs données à caractère personnel, les informations sur la finalité du traitement, l’identité et les coordonnées du service responsable du traitement, sur la durée de conservation des données et l’étendue des droits des usagers.

Le Département ne conserve vos données que le temps nécessaire au traitement pour lesquelles elles ont été collectées

Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires pour la réalisation des services attendus, seules sont conservées les informations soumises à une obligation d’archivage légal ou celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement pour les conserver.

Les autres données sont supprimées selon un procédé sécurisé.

Ces durées de conservation des données sont précisées dans les mentions légales des formulaires (papiers ou numériques)

Le Département sécurise vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons peuvent être saisies et traitées dans des systèmes informatiques placés sous la responsabilité du Département de l’Aveyron.

Des moyens techniques appropriés sont mis en œuvre pour appliquer les principes de sécurité et confidentialité en vigueur et protéger vos données contre l’accès non autorisé ou illicite, la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.

Seuls les agents départementaux habilités peuvent avoir accès à vos données dans le cadre de leurs missions de service public. Ils sont soumis aux obligations de confidentialité imposées à tout agent de la fonction publique territoriale.

La sécurité des documents papier que vous pourriez être amenés à nous remettre est assurée. Les agents départementaux ont des consignes de protection des documents et respectent les règles en vigueur.

Le Département ne transmet vos données qu’à des destinataires habilités

Vos données à caractère personnel ne sont pas cédées à des tiers à des fins commerciales.

Les destinataires principaux de vos données sont les services départementaux habilités à traiter vos demandes. Toutefois des partenaires peuvent être destinataires d’une partie des données pour la réalisation des services attendus.

Les mentions légales d’information présentes sur les formulaires de collecte ou sur tout document le justifiant précisent la liste ou les catégories de destinataires impliqués dans le traitement de vos données.

Certaines peuvent être remises, sur demande, et sous certaines conditions à des tiers autorisés par la loi ou à des sous-traitants dans le cadre d’un marché public ou d’une convention. Les partenaires et les sous-traitants s’engagent contractuellement à respecter la règlementation en matière de protection des données.

Le Département respecte vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification et l’effacement des informations nominatives vous concernant, sauf dispositions légales ou réglementaires contraires.

Vous pouvez également définir le sort de vos données après votre décès. Vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant, sauf si ce droit a été écarté par une disposition législative.

Vous pouvez solliciter la limitation du traitement, dans certaines conditions, ou encore demander la portabilité de votre dossier.

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer à tout moment votre consentement.

L’exercice des droits se fait auprès de la direction métier, càd du service du Département de l’Aveyron concernée par le traitement ou auprès de Monsieur le Président du Département de l’Aveyron.

Le Département de l’Aveyron s’engage à répondre à toute demande d’exercice de vos droits dans les délais légaux en vigueur (30 jours à compter de la réception de la demande).

Si vous rencontrez des difficultés dans l’exercice de vos droits, vous pouvez saisir le délégué à la protection des données du Département de l’Aveyron à l’adresse suivante : dpo@aveyron.fr

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle : CNIL - 3 place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS Cedex 07 ou sur le site de la CNIL : www.cnil.fr

Le Département s’engage à une démarche de gouvernance concernant la protection de vos données personnelles

Le Département de l’Aveyron détermine et met en œuvre l’ensemble des mesures opérationnelles utiles et nécessaires pour permettre à ses services d’appliquer les principes de la politique de gestion et de protection de vos données à caractère personnel.

Le Département de l’Aveyron a adopté et applique la Charte informatique.

Les agents départementaux sont sensibilisés aux bonnes pratiques de manipulation et gestion des données à caractère personnel.

Le traitement de ces données s’effectue dans le plus grand respect de votre vie privée.

Le Délégué à la Protection des Données désigné par le Département de l’Aveyron accompagne et conseille les agents dans leurs démarches quotidiennes afin de mettre en œuvre toutes les obligations légales et règlementaires en vigueur pour la protection des données personnelles.