Référent administratif accueil et administration générale – CDD 6 mois – Villefranche de Rouergue (H/F)

Un poste de Référent administratif – CDD 6 mois est vacant au sein du Territoire d’Action Sociale de Villefranche de Rouergue/Decazeville à AVEYRON SERVICES VILLEFRANCHE DE ROUERGUE.

IDENTIFICATION DU POSTE

Cadre d'emploi de référence

Catégorie B de la filière administrative

Cadre d'emploi d'accès

Catégorie C et B de la filière administrative

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique du Responsable administratif et financier de son Territoire d’Action Sociale

Résidence administrative/Territoire

Résidence administrative du territoire d'affectation

Domaine d'activité

Social

MISSIONS

Missions principales

Adaptation et optimisation

> Être force de proposition en vue de la simplification, de l’adaptation, de l’optimisation des pratiques et contribuer à leur cohérence départementale
> Il est garant de la conformité formelle des écrits professionnels et des courriers dans son secteur de compétence ainsi que du respect des circuits de transmission
> Dans un souci de polyvalence propre à assurer, en toutes circonstances, une continuité de service satisfaisante
> Le réfèrent administratif « accueil et administration » de Territoire d’Action Sociale met en œuvre : L’accueil des publics (accueil simple et accueil de publics en difficultés) ; Les réponses de premier rang ; L’organisation générale des activités sociales et médicosociales ; Le traitement bureautique général ; La rédaction des courriers généraux.; La gestion matérielle et logistique de son Territoire

Secrétariat / Courriers / Bureautique

> Assurer, si nécessaire, les prises de notes, comptes-rendus de réunion
> Assurer le travail d’édition et de reprographie
> Veiller en continu à la conformité départementale des supports (formulaires, modèles)
> Rédiger les courriers particuliers (ASG et PMI)
> Rédiger les différents courriers, pour les activités générales et les activités particulières non dédiées à des référents administratifs spécifiques, à partir des courriers types départementaux
> Assurer les tâches de secrétariat général : enregistrement des courriers

Organisation générale

> Tenir à jour le tableau des effectifs, participer à la gestion du Personnel (congés, horaires, absences)
> Tenir à jour les supports d’information générale, veiller à leur accessibilité (documentation, revues professionnelles, supports dématérialisés)
> Veiller à la diffusion de l’information
> Tenir les échéanciers, éditer les listings, aider à l’organisation, pour les activités générales et les activités particulières non dédiées à des Référents administratifs spécifiques
> Assurer et veiller à la gestion logistique du Territoire (locaux, mobilier, fournitures)
> Veiller aux conditions d’accueil (locaux, conditions matérielles, confidentialité, délais)
> Organiser l’activité d’accueil des usagers (tenue des plannings des professionnels, permanences, rendez vous, banques de données des ressources départementales et locales)

Accueil / Réponse

Apporter les réponses générales, en termes d’information et d’aide administrative. Orienter les usagers vers les autres acteurs (Référents administratifs spécifiques du Territoire, autres acteurs)
> Assurer l’accueil physique et téléphonique de tous les publics en première instance. Leur apporter l’écoute nécessaire et gérer les situations de tension pour diagnostiquer la réponse et/ou l’orientation à leur apporter

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Compétences métier

> Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Internet) et des outils bureautiques
> Posséder des compétences rédactionnelles générales
> Posséder une connaissance générale dans les différents domaines de l’action sociale et médicosociale (législation,
environnement institutionnel, rôle des différents partenaires)

Aptitudes requises

> Savoir organiser son travail dans un contexte d’organisation à adapter en continu
> Grandes capacités d’adaptation
> Goût des relations avec les publics et avec les autres professionnels
> Maîtrise de soi dans des situations difficiles (usagers parfois difficiles)
> Respecter les procédures définies et les appliquer avec rigueur

Formation et expérience

> Permis B
> Formation et expérience dans les domaines d'action

CONDITIONS D'EXERCICE

Contexte du poste/contraintes

> Il s’agit d’un poste exposé (publics, parfois difficile, relations au quotidien avec les autres professionnels, relations aux
services partenaires ou autres)
> Les impératifs de continuité du service public pourront amener le Référent administratif « Accueil et administration
générale » à assurer des tâches spécifiques d’accueil des publics et de traitement administratif simple dans d’autres
domaines que le sien
> Le poste est marqué par une forte polyvalence

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais. Les candidatures doivent comporter une lettre de motivation, un curriculum vitae.

> Fiche de poste complète en annexe.